How long should a help desk request form be?

Help desk request forms should be as short as possible. They should only include the most important fields like customer data (first and last name, email, phone number if necessary), a long text field for the customer to describe their request, and a submit button.

What kind of language should be used in a help desk request form?

Use statements that are understandable and that your customers are familiar with. Steer away from using jargon or technical language, avoid using phrasal verbs or complex, compound sentences.

How fast should I answer a submitted request form?

Regardless of internal conditions within your team, your customer service agents should aim to answer customer requests as soon as they are submitted, with the best interests of your customers in mind.

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帮助台请求表单模板

帮助台请求表单模板

页面介绍了帮助台请求表单模板以及全渠道客户服务的优势，包括更好地了解客户、收集产品见解、提高代理效率和节省成本。提供示例模板供客户提交请求。

分类:

帮助台

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被最优秀的企业所信赖

4.8/5

5/5

为客户提供良好的客户服务是不足以在红海市场中脱颖而出的。这条规则既适用于B2C和B2B业务，也适用于那些销售必需品、奢侈品或软件的业务。

为什么？因为现在的买家都拥有更高的期望，并习惯于个性化且积极的体验。这些积极的体验与现代客户服务的一个原则紧密相关 – 全渠道客户支持。

全渠道客户服务的作用及其优势

全渠道客户支持是指通过各种沟通渠道向客户提供服务，并在每个渠道上都提供相同级别的支持。因此，拥有全渠道支持能够让客户顺利地改变沟通渠道（从电话到电子邮件，或者是社交媒体和实时对话），而不必向不同的支持代理重复他们的疑惑或问题。

全渠道客户服务的主要优势，除了明显改善客户体验外，还包括：

1.更多的了解您的客户

通过客户选择的各种渠道与他们联系，可以帮助您更好地了解他们的需求、愿望、期望和问题。与他们进行多渠道的交流是了解他们的好方法，并展示您愿意让他们感到舒服的愿景。

2.收集关于您的产品或服务的见解

您可以在不同的平台上与客户联系，收集关于您的产品或服务的许多有价值的见解以及无价的反馈。通常，客户更愿意在他们感觉更自然的渠道上分享他们对您的产品或服务的意见。我们所说的“更自然”是指，比如，社交媒体消息或电子邮件，而不是客户满意度调查或是弹出的NPS问题。

3.提高代理的工作效率和表现

这似乎是不可能的，但提供全方位的客户服务实际上会让代理的工作更容易、更快。怎样做到的呢？因为与多渠道支持相比，提供全渠道支持需要公司更有效地组织其客户服务。也正因为如此，代理们才能更有效率地工作，他们的表现也会随着时间的推移而提升。

4.显著节省客户服务成本

提供全方位的客户服务意味着您可以节省大量的客户服务预算。一个单一的代理能够在相同的时间内解决更多的请求- 这直接关乎于您的代理效率的提高。更重要的是，代理不会变得沮丧，他们的工作也更加容易。这意味着他们的动力和工作士气都得到了提升。

帮助台请求表单模板

帮助台请求表单模板 1

Please provide us with the basic information below. It will help our agent start working on your request faster.

First name:
Last name:
Client ID:
Email:
Phone no.:

Please briefly describe your request:
[Long text field]

…

When can we contact you?[Calendar for the customer to select a date]

How would you like to be contacted? [List of options]

[Button] Submit your request

[Message after form submission]
Thank you for completing the form. We will start working on your request as soon as possible/in [X] minutes/today/etc.

帮助台请求表单模板 2

Please fill out the fields below and describe your problem. We’ll be happy to help!

First and last name:
Client no.:

Which department would you like to contact? [drop-down list of available departments]

How can we help? Describe your request:
[Long text field]

…

How long can you wait for us to contact you? [X minutes/X hours/X working days]

[Button] Send a request

[Message after form submission]
We’ve just received your request, and our agents will start working on it shortly.

帮助台请求表单模板 3

Fill out the form below to help us assist you faster. It will only take you up to [X] minutes.

First name:
Last name:
Email address:
Order no.*:

When was the last time you were contacted by one of our service agents? [Calendar for customer to select a date]

Please describe your request. Be as specific as possible.
[Long text field]

…

[Button] Click here to send your request

* You can find this order no. in the email confirmation we sent after you placed the order.

[Message after form submission]
Your request has just been sent. We will start working on your request today.

常见问题

服务台请求表单长度应该是多少？

帮助台请求表单应该尽可能的短。它们应该只包含最重要的字段，比如客户数据（姓名、电子邮件、紧急联系电话），一个用于客户描述其请求的长文本字段，以及一个“提交”按钮。

如果您的客户服务部门比较复杂，并且由几个团队组成，那么这样的表单中间还应包含一个下拉列表，客户可以在其中选择他们想要联系的团队。您还可以添加额外的下拉列表，但请记住表单应该尽可能简短。

在帮助台请求表单中应该使用哪种语言？

与帮助台请求表单的长度和结构相似，表单必须使用易于理解的语言编写。使用您的客户可以理解并且熟悉的语句。避免使用行话或技术性语言，避免使用短语动词或复杂句。请记住，您的客户都很忙，因此他们需要在几分钟甚至几秒钟内提交您的表单，而不必花时间去理解您晦涩难懂的句子。

我应该多快回答提交的请求表单？

这个问题的简短回答是要尽可能快，但我们知道这说起来容易做起来难。响应客户请求所需的时间应在您的客户服务团队内部进行确定，如果可能的话，应由客户服务代理签署的服务水平协议（SLA）确认。响应时间可能因行业和公司的不同而不同，这会取决于很多变量。

这些变量可能包括每个客户服务团队中代理的数量，在给定时间内提交的帮助台Ticket数量，客户请求的复杂度，帮助台自动化操作级别，和您的客户服务软件，这仅仅是举几个例子。

不管您的团队内部情况如何，您的客户服务代理应该着眼于在客户提出请求后立即响应，以客户的最大利益为出发点。

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